Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti Zásahová služba s.r.o.

(účinnost od 01.02.2024)

Společnost:

Zásahová služba s.r.o., IČO: 242 95 507, se sídlem U Pergamenky 1145/12, 170 00 Praha 7 - Holešovice, spis. zn. obch. rejstříku C 194021 vedená u Městského soudu v Praze (dále také  jen  jako  „společnost  ZS“ nebo „správce“), tímto  v  souladu  s  Nařízením  (EU)  2016/679,  o  ochraně  fyzických  osob  v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“), se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a s dalšími obecně závaznými právními předpisy na ochranu osobních údajů, a dalšími souvisejícími právními předpisy, poskytuje svým odběratelům, dodavatelům a ostatním dotčeným subjektům osobních údajů (jako např. koncovým zákazníkům, obchodním partnerům, zaměstnancům dodavatelů, uživatelům jejích služeb, zájemcům o její služby a ostatním fyzickým osobám).

informace o zásadách, které jako správce osobních údajů podle obecně závazných právních předpisů na ochranu osobních údajů zachovává při zpracování osobních údajů fyzických osob, k němuž dochází při provozování jejího závodu a činnostech s tímto souvisejících (dále jen „Zásady“).

Pojmy, které nejsou v těchto Zásadách, resp. v dalších dokumentech, na něž tyto zásady odkazují, výslovně definovány, mají význam vycházející z Nařízení.

I. Komunikace se společností ZS ve věci ochrany osobních údajů

1. Se společností ZS lze ve věcech ochrany osobních údajů komunikovat:

a) písemně – zprávou zaslanou na adresu Zásahová služba s.r.o., U Pergamenky 1145/12, 170 00 Praha 7 - Holešovice, nebo e-mailem na adresu info@zasahovasluzba.cz;

b) osobně – po předchozí domluvě s jednatelem v sídle společnosti ZS.

II. Účely zpracování osobních údajů

1. Společnost ZS zpracovává osobní údaje vždy na  základě  předem  určeného  legitimního  účelu, který je subjektům údajů zřejmý.

2. Pro většinu účelů je možné zpracovávat osobní údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu společnosti ZS nebo na základě zákona, tudíž bez nutnosti obstarání souhlasu subjektu údajů, pro ostatní pouze na základě souhlasu.

3. Společnost ZS zpracovává osobní údaje pro účely:

a) poskytování služeb bezpečnostního zásahu a ostatních služeb,

b) plnění smluv se svými smluvními partnery,

c) plnění svých zákonných povinností,

d) zajištění ochrany jejích práv a právem chráněných zájmů.

III. Právní základ pro zpracování osobních údajů

1. Naprostou většinu zpracování osobních údajů bude společnost ZS provádět na tomto právním základě:

a) zpracování  je  nezbytné  pro  splnění  smlouvy,  jejíž   smluvní   stranou   je   subjekt   údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na společnost ZS vztahuje a vyplývá z právního předpisu,

b) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti ZS či třetí strany.

2. Ke zpracování v těchto případech není třeba souhlas subjektu údajů.

3. Ve výjimečných případech může být zpracování prováděno na základě souhlasu subjektu údajů. Souhlas je společnost ZS povinna být schopna kdykoliv doložit. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoliv odvolat.

4. Společnost ZS se při zpracování osobních údajů řídí  zásadou  zákonnosti  vyplývající  z  Nařízení, takže pokud by zpracovávala osobní údaje na základě jiného než shora uvedeného právního titulu, půjde o titul vyplývající z právních předpisů, vztahujících se na správce.

5. V případě zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti ZS nebo třetí osoby se bude jednat o některý z těchto zájmů:

a) zajištění  dlouhodobé  obchodní  spolupráce  a  zkvalitňování  služeb  zákazníkům  a  partnerům prostřednictvím efektivní komunikace a řešení jejich požadavků.

b) zajištění  fyzické  bezpečnosti  majetku  společnosti,  zaměstnanců  a  dalších  osob  pohybujících se v prostorách společnosti, např. prostřednictvím kamerových systémů.

c) ochrana majetkových zájmů společnosti, včetně prevence finančních ztrát a  zajištění řádného vymáhání pohledávek či plnění smluvních povinností ze strany zákazníků a obchodních partnerů a řešení ostatní právní agendy spojené s provozováním společnosti ZS.

IV. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

1. Pro jednotlivé účely zpracování společnost ZS zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů, nebo některé z nich:

a) identifikační údaje,

b) adresní údaje,

c) kontaktní údaje a údaje nezbytné pro komunikaci,

d) údaje o odebíraných službách, jejich využívání a platební morálce, případně zakoupeném zboží,

e) provozní údaje spojené s poskytováním služeb (vč. lokalizačních),

f) specifikace střežených objektů a prostor,

g) záznamy související s provozem závodu společnosti ZS, vč. kamerových záznamů apod.

h) záznamy   související   s nastavením,   čerpáním   či   poskytnutím   služeb,   včetně   odpovídající dokumentace, nahrávek telefonních hovorů,

i) údaje související s užitím webových stránek společnosti ZS,

j) údaje zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů.

2. Rozsah zpracovávaných údajů závisí vždy na účelu zpracování, avšak vždy se řídí zásadou minimalizace údajů vyplývající z Nařízení.

3. Společnost ZS provozuje své webové stránky na adrese https://www.zasahovasluzba.cz/. Na těchto stránkách jsou umístěny tzv. soubory cookies, které však nezpracovávající osobní údaje uživatelů stránek, ale slouží jejich uživatelsky přívětivějšímu procházení a dále analytickým účelům nezbytným pro jejich zlepšování či přizpůsobování potřebám návštěvníků. Podrobnosti o instalovaných souborech cookies společně s návodem, jak případně nastavit internetový prohlížeč ve vztahu ke cookies, můžete nalézt  na webových stránkách.

V. Kategorie příjemců osobních údajů

1. V rámci zpracování osobních údajů může docházet k jejich zpřístupnění dalším subjektům, tzv. příjemcům. Jedná se buď o (i) subjekty, které se přímo podílí na některé dílčí činnosti zpracování, tzv. zpracovatele, nebo o (ii) subjekty, které mohou mít zpřístupněny údaje ad hoc v důsledku poskytování specializovaných služeb společnosti ZS (např. právní poradci, IT specialisté apod.), jejichž primárním obsahem není zpracování těchto údajů.

2. Všichni příjemci jsou odpovědně vybíráni na základě záruk, které k zabezpečení údajů přijatými technickými a organizačními opatřeními poskytují.

3. Zpracovatelé vykonávají činnosti zpracování osobních údajů zásadně na základě uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

4. Společnost ZS ve shora uvedeném smyslu může poskytnout osobní údaje těmto kategoriím příjemců:

a) dodavatelům a odběratelům služeb bezpečnostního zásahu,

b) poskytovatelům cloudových služeb (v rámci využití technologií souvisejících s poskytovanými službami),

c) poskytovateli aplikace pro řízení bezpečnostních zásahů,

d) poskytovatelům poštovních služeb a služeb elektronických komunikací (v rámci běžné komunikace),

e) bankám (v rámci zajišťování platebního styku),

f) správcům informačních systémů (v rámci údržby, podpory a rozvoje využívaných systémů),

g) účetním, daňovým, právním a ostatním odborným poradcům a zástupcům (pro účely oprávněných zájmů správce),

h) pojišťovnám (v rámci řešení pojistných událostí),

i) orgánům  činným  v trestním  řízení  a  ostatním  orgánům  státní  správy  (v rámci  plnění  zákonné povinnosti),

j) soudům a exekutorům (v souvislosti s uplatněnými nároky).

5. Všechny osoby, které společnost ZS zapojí do zpracování osobních údajů, budou splňovat požadavky stanovené Nařízením. Všichni zaměstnanci společnosti ZS jsou při zpracování osobních údajů povinni řídit se pokyny ohledně zpracování a zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, které při výkonu své pracovní činnosti zpracovávají.

6. Pokud by společnost ZS sama byla v pozici zpracovatele, nezapojí do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení příslušného správce údajů. Dalšímu zpracovateli budou na základě smlouvy vždy uloženy stejné povinnosti na ochranu údajů, které se vztahují na společnost ZS, jakožto zpracovatele.

VI. Předání osobních údajů příjemci ve třetí zemi

1. Předání osobních údajů příjemci ve třetí zemi, resp. mezinárodní organizaci, se neuvažuje.

VII. Doba uložení osobních údajů

1. Osobní údaje jsou uloženy v souladu se zásadou omezení uložení vyplývající z Nařízení, tzn. pouze po dobu, jež je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány.

2. Po uplynutí doby uložení jsou osobní údaje buď vymazány nebo anonymizovány.

3. Pro jednotlivé účely zpracování jsou určena samostatná kritéria pro stanovení doby uložení osobních údajů, z nichž vyplývají následující doby:

a) u poskytování služeb  bezpečnostního  zásahu  a  ostatních  služeb  jsou  osobní  údaje  týkající se zákazníků  uloženy po dobu 1 roku od ukončení zakázky;  osobní  údaje zájemců o  služby společnosti ZS, s nimiž nedošlo k uzavření smlouvy o poskytování služeb, jsou osobní údaje zájemců uloženy po dobu 1 roku od ukončení jednání o uzavření smlouvy o zprostředkování bezpečnostních služeb,

b) u plnění smluv se smluvními partnery jsou osobní údaje týkající se smluvních partnerů uloženy po dobu 3 let od ukončení příslušné smlouvy; v případě existence sporných práv vyplývajících ze smlouvy, jsou osobní údaje uloženy po dobu nezbytnou k řádnému vedení sporu a vypořádání sporných práv;

c) u plnění zákonných povinností jsou údaje uloženy po dobu stanovenou zákonem,

d) u zajištění ochrany práv a právem chráněných zájmů společnosti ZS jsou osobní údaje subjektu údajů uloženy po dobu nezbytnou k ochraně předmětných práv a právem chráněných zájmů (např. evidence dlužníků jsou vedeny po dobu trvání pohledávek apod.).

VIII. Práva subjektu údajů

1. Nařízení zakládá subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů některá práva.

Mezi nejdůležitější patří:

a) Právo na přístup k osobním údajům

i. Subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od společnosti ZS potvrzení, zda osobní údaje, které se jej týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, pak má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k těmto informacím, o účelech zpracování, (ii) o kategoriích dotčených osobních údajů, (iii) o příjemci či kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, (iv) o plánované době uložení osobních údajů, (v) o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, (vi) o právu podat stížnost u dozorového úřadu, (vii) o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, (viii) o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a v takových případech ještě smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování, (ix) o vhodných zárukách při předání údajů do třetí země, (x) o právu získat kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

ii. V případě opakované žádosti o kopie údajů bude společnost ZS oprávněna účtovat přiměřený poplatek.

iii. Jestliže  subjekt  údajů  požádá  o  poskytnutí  v elektronické  formě,  poskytnou  se  informace v elektronické formě, která se běžně používá.

b) Právo na opravu nepřesných osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo na to, aby společnost ZS bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobních údaje, které se ho týkají.

ii. Subjekt údajů má právo s přihlédnutím k účelům zpracování na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

c) Právo na výmaz

i. Subjekt údajů má z důvodů uvedených v čl. 17 Nařízení právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, a společnost ZS je bez zbytečného odkladu vymaže, pokud není zpracování nezbytné z některého z důvodů uvedeného v Nařízení.

ii. Jestliže byly osobní údaje, které mají být vymazány, správcem zveřejněny, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informoval správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá.

d) Právo na omezení zpracování

i. Subjekt údajů má právo na to, aby společnost ZS omezila zpracování jeho osobních údajů v kterémkoliv z případů uvedených v čl. 18 Nařízení.

ii. Pokud  je zpracování  omezeno,  může  společnost  ZS zpracovávat  dané  osobní údaje  jen za podmínek uvedených v Nařízení.

e) Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování

i. Subjekt údajů má právo, aby společnost ZS oznámila jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s Nařízením, s výjimkou případů, kdy  se  to  ukáže  jako  nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí.

ii. Na základě žádosti informuje společnost ZS subjekt údajů o těchto příjemcích.

f) Právo na přenositelnost osobních údajů

i. V případech uvedených v čl. 20 Nařízení má subjekt  údajů  právo  získat  osobní  údaje, které se ho týkají, jež poskytl společnosti ZS, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu společnost ZS bránila.

ii. Je-li to technicky proveditelné, může subjekt údajů požadovat, aby byly údaje předány ze strany společnosti ZS přímo druhému správci.

iii. Výkonem tohoto práva nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

g) Právo vznést námitku

i. Subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, na základě plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen, resp. na základě oprávněného zájmu společnosti ZS, včetně profilování založeného na příslušných ustanoveních upravujících tato zpracování.

ii. Subjekt údajů má dále právo vznést kdykoliv  námitku  proti  zpracování  osobních  údajů, které se ho týkají, pro účely přímého marketingu, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.

h) Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

i. Subjekt  údajů  má  právo  nebýt  předmětem  žádného  rozhodnutí  založeného  výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování.

ii. Společnost ZS prohlašuje, že neprovádí žádné automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

i) Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat svůj  souhlas  se  zpracováním  osobních  údajů, které se ho týkají. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle.

j) Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

i. Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno Nařízení.

ii. Dozorovým úřadem České republiky je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

IX. Povaha požadavku společnosti ZS na poskytnutí osobních údajů

1. Poskytnutí  osobních  údajů  ke  zpracování  založenému  na  souhlasu  subjektu  údajů  není  povinné.
S neposkytnutím nejsou pro subjekt údajů spojeny žádné důsledky.

2. Poskytnutí osobních  údajů  v případech,  kdy  je  zpracování  nezbytné  pro  řádné  plnění  smlouvy, je podmínkou uzavření a plnění smlouvy o poskytování bezpečnostních či jiných služeb mezi společností ZS a zákazníkem. Neposkytnutí údajů, popř. požadavek na jejich výmaz, může znamenat omezení nebo překážku v poskytování služeb.

3. Poskytnutí osobních údajů je povinné v případech, kdy jejich zpracování vyplývá přímo ze zákona.
S neposkytnutím údajů mohou být spojeny pro subjekt údajů negativní důsledky.

X. Způsob zpracování osobních údajů

1. Společnost ZS zpracovává osobní údaje z valné části automatizovaně, v menším rozsahu pak jiným způsobem.

 

Zásahová služba s.r.o.